Toiminimen lopettaminen: mitä pitää tehdä?

Toiminimen lopettaminen voi tulla vastaan monesta syystä. Yritystoiminta ei ehkä kannata tarpeeksi, yrittäjä siirtyy palkkatyöhön, toiminta muuttuu osakeyhtiöksi, elämäntilanne vaihtuu tai sivutoiminen yritys ei enää ole tarpeellinen.

Lopettaminen voi tuntua yksinkertaiselta: lopetan vain laskuttamisen ja jätän toiminimen sikseen. Käytännössä toiminimen lopettaminen kannattaa kuitenkin tehdä hallitusti.

Toiminimellä voi olla vielä avoimia saatavia, maksamattomia ostolaskuja, ALV-ilmoituksia, veroilmoituksen tietoja, sopimuksia, vakuutuksia, pankkitilejä, käsittelemättömiä tositteita ja kirjanpidon tapahtumia. Jos nämä jäävät hoitamatta, yrittäjä voi saada myöhemmin turhia selvityspyyntöjä, maksuja, veroseuraamuksia tai muita ongelmia.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä toiminimen lopettaminen käytännössä tarkoittaa, mitä yrittäjän pitää tehdä ennen lopettamista, miten kirjanpito ja veroasiat hoidetaan, mitä veloille tapahtuu ja miten lopettaminen kannattaa järjestää vaihe vaiheelta.

Mitä toiminimen lopettaminen tarkoittaa?

Toiminimen lopettaminen tarkoittaa sitä, että yksityinen elinkeinonharjoittaja lopettaa yritystoiminnan harjoittamisen.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• uusia asiakastöitä ei enää oteta vastaan

• myynti päättyy

• laskutus loppuu

• sopimukset päätetään

• yritystoiminnan varat ja velat selvitetään

• kirjanpito tehdään loppuun

• ALV-asiat hoidetaan loppuun

• elinkeinotoiminnan veroilmoitus annetaan viimeiseltä toimintavuodelta

• tarvittavat lopettamisilmoitukset tehdään rekistereihin

• tositteet ja kirjanpitoaineisto säilytetään määräajan

Toiminimen lopettaminen ei siis ole pelkkä päätös yrittäjän pään sisällä. Se on käytännön prosessi, jossa yritystoiminnan avoimet asiat saatetaan loppuun.

Jos toiminimellä ei ole ollut toimintaa pitkään aikaan, lopettaminen voi olla melko suoraviivaista. Jos taas toiminimellä on laskuja, velkoja, varastoa, käyttöomaisuutta, ALV-velvollisuus tai työntekijöitä, lopettaminen vaatii enemmän huolellisuutta.

Milloin toiminimi kannattaa lopettaa?

Toiminimi kannattaa lopettaa silloin, kun yritystoimintaa ei enää aiota jatkaa eikä toiminimen pitäminen rekistereissä ole tarpeellista.

Lopettaminen voi olla ajankohtaista esimerkiksi, jos:

• yritystoiminta päättyy kokonaan

• sivutoiminen yrittäjyys loppuu

• asiakkaita ei enää ole

• toiminta ei ole kannattavaa

• yrittäjä siirtyy palkkatyöhön

• yritystoiminta muutetaan osakeyhtiöksi

• yrittäjä jää eläkkeelle

• toiminta myydään tai siirretään muualle

• yrittäjä haluaa lopettaa kaikki ilmoitus- ja verovelvoitteet

• toiminimi on jäänyt roikkumaan, vaikka toimintaa ei enää ole

Jos yritystoimintaa ei enää ole, toiminimen pitäminen avoinna voi aiheuttaa turhaa hallintoa. Yrittäjä joutuu esimerkiksi edelleen antamaan veroilmoituksen. Toisaalta toiminimeä ei kannata lopettaa hätäisesti, jos toiminta on vain tauolla. Jos aiot jatkaa toimintaa myöhemmin, voi olla järkevää selvittää, riittääkö toiminnan keskeyttäminen tai rekisteritietojen muuttaminen lopettamisen sijaan.

Toiminimen lopettaminen vai toiminnan keskeyttäminen?

Ennen lopettamista kannattaa miettiä, onko kyse lopullisesta lopettamisesta vai hetkellisestä tauosta.

Toiminnan keskeyttäminen voi olla järkevää, jos:

• yritystoiminta on vain väliaikaisesti tauolla

• yrittäjä aikoo palata toimintaan myöhemmin

• sesonki on päättynyt, mutta toiminta jatkuu myöhemmin

• yrittäjä on perhevapaalla tai sairauslomalla

• asiakkaita ei juuri nyt ole, mutta toimintaa ei haluta lopettaa kokonaan

Toiminimen lopettaminen taas on järkevämpää, jos:

• toimintaa ei aiota enää jatkaa

• kaikki asiakastyöt päättyvät

• laskutusta ei enää tehdä

• sopimukset päätetään

• yrittäjä haluaa poistua tarpeettomista rekistereistä

• yritystoiminta siirretään toiseen yritysmuotoon tai päättyy kokonaan

Jos olet epävarma, lopettamisen ja keskeyttämisen ero kannattaa tarkistaa Verohallinnon ja PRH:n ajantasaisista ohjeista. Valinta vaikuttaa siihen, mitä ilmoituksia pitää tehdä ja mitä velvoitteita yrittäjälle jää.

Toiminimen lopettaminen vaihe vaiheelta

Toiminimen lopettaminen kannattaa tehdä järjestyksessä. Näin mikään tärkeä asia ei jää väliin.

Hyvä etenemisjärjestys on tämä:

1. Päätä lopettamispäivä.

2. Tee viimeiset asiakastyöt loppuun.

3. Lähetä viimeiset myyntilaskut.

4. Kerää avoimet saatavat.

5. Maksa ostolaskut ja muut velat.

6. Päätä sopimukset ja tilaukset.

7. Selvitä varasto, työvälineet ja muu omaisuus.

8. Hoida ALV-asiat ja muut verot.

9. Tee kirjanpito loppuun.

10. Anna viimeinen elinkeinotoiminnan veroilmoitus.

11. Tee tarvittavat lopettamisilmoitukset rekistereihin.

12. Säilytä tositteet ja kirjanpitoaineisto.

Kaikkea ei tarvitse tehdä yhtenä päivänä, mutta asiat kannattaa kirjata ylös. Lopettamisessa on paljon pieniä yksityiskohtia, ja juuri siksi ne unohtuvat helposti.

1. Päätä lopettamispäivä

Ensimmäinen askel on päättää, milloin yritystoiminta päättyy.

Lopettamispäivä on tärkeä, koska se vaikuttaa esimerkiksi:

• viimeisiin myynteihin

• viimeisiin ostoihin

• ALV-kauden päättymiseen

• rekisteristä poistumiseen

• kirjanpidon katkaisuun

• veroilmoituksen tietoihin

• sopimusten päättämiseen

• vakuutusten ja palveluiden lopettamiseen

Lopettamispäiväksi ei kannata valita satunnaista päivää ilman suunnitelmaa. Käytännössä hyvä lopettamispäivä voi olla esimerkiksi kuukauden tai tilikauden loppu, jos se helpottaa kirjanpitoa ja ilmoituksia.

Jos toiminta on jo käytännössä päättynyt aiemmin, pitää selvittää, mikä päivämäärä ilmoitetaan viranomaisille ja miten viimeiset tapahtumat kirjataan. Tässä kannattaa olla johdonmukainen.

2. Tee viimeiset asiakastyöt loppuun

Ennen lopettamista kannattaa käydä läpi kaikki keskeneräiset asiakastyöt.

Tarkista ainakin:

• mitkä työt ovat vielä kesken

• mitä asiakkaille on luvattu

• mitä pitää toimittaa ennen lopettamista

• mitä voidaan laskuttaa

• onko asiakkaiden kanssa avoimia reklamaatioita

• onko sopimuksia, jotka jatkuvat automaattisesti

• pitääkö asiakkaille ilmoittaa toiminnan päättymisestä

Jos toiminimi on tehnyt jatkuvaa palvelua, kuten kuukausittaista ylläpitoa, valmennusta, siivousta, markkinointia tai muuta sopimustyötä, sopimusten päättäminen pitää hoitaa huolellisesti.

Asiakkaille kannattaa kertoa hyvissä ajoin, milloin palvelu päättyy ja mitä tapahtuu keskeneräisille töille. Näin vältetään epäselvyydet ja riidat.

3. Lähetä viimeiset myyntilaskut

Yksi yleinen lopettamisvirhe on se, että viimeisiä laskuja ei lähetetä heti. Yrittäjä voi olla jo henkisesti lopettanut, mutta asiakkailta on vielä rahaa saamatta.

Ennen lopettamista kannattaa käydä läpi:

• kaikki tehdyt työt

• kaikki toimitetut tuotteet

• kaikki laskuttamattomat tunnit

• kaikki sopimuksen mukaiset maksut

• kaikki kulukorvaukset

• kaikki keskeneräiset työt, joista voidaan laskuttaa

Lähetä viimeiset laskut mahdollisimman pian. Jos laskutus jää roikkumaan, yritystoiminnan lopputilanne jää epäselväksi.

Myös kirjanpidon kannalta on tärkeää, että myyntilaskut ovat mukana oikealla tavalla. Jos myynti kuuluu vielä yritystoiminnan viimeiseen tilikauteen tai viimeiseen ALV-kauteen, se pitää käsitellä oikein.

4. Kerää avoimet saatavat

Kun viimeiset laskut on lähetetty, seuraa niiden maksua.

Avoimet saatavat tarkoittavat rahaa, jota asiakkaat ovat sinulle velkaa. Niitä voivat olla esimerkiksi:

• maksamattomat myyntilaskut

• myöhässä olevat laskut

• osittain maksetut laskut

• hyvityksistä tai palautuksista syntyvät saatavat

• sopimuksen mukaiset viimeiset maksuerät

Toiminimeä ei kannata lopettaa niin, että et tiedä, mitkä laskut ovat vielä avoinna. Jos asiakkaat eivät maksa, saatavia pitää muistuttaa tai periä normaalisti.

Jos jokin saatava jää lopulta saamatta, se pitää käsitellä kirjanpidossa oikein. Tässä kirjanpitäjä voi auttaa.

5. Maksa ostolaskut ja muut velat

Lopettamisessa pitää selvittää myös kaikki velat.

Toiminimen velkoja voivat olla esimerkiksi:

• ostolaskut

• ALV-velat

• ennakkoverot

• YEL-maksut

• vakuutusmaksut

• puhelin- ja ohjelmistolaskut

• leasingmaksut

• vuokrat

• pankkilainat

• luottokorttivelat

• maksupalveluiden kulut

• perinnässä olevat laskut

• ulosotossa olevat velat

Toiminimen lopettaminen ei poista velkoja. Koska toiminimiyrittäjä vastaa yritystoiminnan veloista henkilökohtaisesti, maksamattomat velat voivat jäädä yrittäjän vastuulle myös toiminnan päättymisen jälkeen.

Jos velkoja ei pystytä maksamaan, tilanne pitää selvittää erikseen. Vaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi maksusuunnitelma, neuvottelu velkojien kanssa, ulosoton käsittely, velkajärjestely tai konkurssi.

Jos toiminimellä on merkittäviä velkoja, lue myös Vanagen artikkeli toiminimen konkurssista.

6. Päätä sopimukset, tilaukset ja palvelut

Toiminimellä voi olla yllättävän paljon jatkuvia sopimuksia. Ne kannattaa käydä läpi ennen lopettamista, jotta kulut eivät jatku turhaan.

Tarkista ainakin:

• toimitilasopimus

• varastotila

• puhelinliittymät

• verkkotunnukset

• sähköpostipalvelut

• ohjelmistotilaukset

• kirjanpito-ohjelma

• maksupäätteet

• maksupalvelut

• verkkokauppa-alusta

• pankkipalvelut

• vakuutukset

• leasing-sopimukset

• markkinointipalvelut

• jäsenyydet ja lisenssit

• verkkolaskuosoitteet

• e-laskutuspalvelut

Jotkin sopimukset jatkuvat automaattisesti, jos niitä ei irtisanota. Siksi lopettamisen yhteydessä kannattaa tehdä erillinen sopimuslista.

Älä kuitenkaan sulje kaikkea liian aikaisin. Esimerkiksi pankkitiliä, kirjanpitojärjestelmää tai sähköpostia voidaan tarvita vielä viimeisten maksujen, tositteiden ja selvitysten hoitamiseen.

7. Selvitä varasto, työvälineet ja muu omaisuus

Jos toiminimellä on varastoa, koneita, laitteita, kalustoa tai muuta omaisuutta, ne pitää käsitellä lopettamisen yhteydessä.

Yritystoimintaan liittyvää omaisuutta voi olla esimerkiksi:

• myytävä tavaravarasto

• työkalut

• tietokoneet

• kamerat

• puhelimet

• kalusteet

• koneet

• auto

• ohjelmistolisenssit

• verkkokaupan varasto

• materiaalit ja tarvikkeet

Lopettamisessa pitää miettiä, mitä omaisuudelle tapahtuu:

• myydäänkö se asiakkaalle tai ulkopuoliselle

• jääkö se yrittäjän yksityiskäyttöön

• siirretäänkö se uuteen yritykseen

• romutetaanko se

• onko omaisuudella vielä kirjanpitoarvoa

• syntyykö myynnistä tuloa

• syntyykö yksityiskäytöstä verovaikutuksia

• liittyykö omaisuuteen ALV-käsittelyä

Tämä kohta kannattaa tehdä huolellisesti. Jos yrityksen omaisuutta siirretään omaan käyttöön tai myydään, sillä voi olla vaikutusta kirjanpitoon, verotukseen ja ALV:hen.

8. Hoida ALV-asiat loppuun

Jos toiminimi kuuluu ALV-rekisteriin, ALV-asiat pitää hoitaa loppuun asti.

Lopettamisen yhteydessä kannattaa tarkistaa:

• mikä on viimeinen ALV-kausi

• onko kaikki myynnit ilmoitettu

• onko kaikki ostojen ALV:t käsitelty

• onko viimeinen ALV-ilmoitus annettu

• onko ALV maksettu

• onko omaisuuden myynnillä tai yksityiskäyttöön siirrolla ALV-vaikutuksia

• poistutaanko ALV-rekisteristä lopettamispäivästä alkaen

ALV:n kanssa tärkeintä on, että viimeinen ilmoitus tehdään oikein. Vaikka yritystoiminta päättyy, ilmoitusvelvollisuus ei automaattisesti katoa takautuvasti.

Jos toiminimi ei ole ollut ALV-rekisterissä, ALV-ilmoituksia ei yleensä anneta. Silti myyntien, kulujen ja tositteiden pitää olla järjestyksessä veroilmoitusta varten.

9. Tarkista ennakkoverot

Toiminimiyrittäjä maksaa usein ennakkoveroa arvioidun tuloksen perusteella. Kun yritystoiminta loppuu, ennakkoveron tarve voi muuttua.

Jos toimintaa ei enää ole, kannattaa tarkistaa:

• onko ennakkoveroja vielä maksamatta

• perustuuko ennakkovero liian suureen tulosarvioon

• pitääkö ennakkoveroa muuttaa

• tuleeko lopettamisvuodelle vielä verotettavaa tuloa

• syntyykö lopettamisesta voittoa tai tappiota

• tuleeko jäännösveroa myöhemmin

Jos ennakkovero jätetään huomioimatta, yrittäjä voi maksaa liikaa tai liian vähän veroa. Liikaa maksettu vero voidaan yleensä palauttaa myöhemmin, mutta turhat maksut voivat rasittaa kassaa. Liian pieni ennakkovero taas voi johtaa jäännösveroon.

10. Tee kirjanpito loppuun

Toiminimen kirjanpito pitää tehdä loppuun, vaikka yritystoiminta päättyy.

Viimeisessä kirjanpidossa pitää huomioida esimerkiksi:

• viimeiset myynnit

• viimeiset ostot

• avoimet saatavat

• maksamattomat velat

• ALV

• ennakkoverot

• varasto

• käyttöomaisuus

• yksityisotot

• yrityksen omaisuuden myynti

• omaisuuden siirto yksityiskäyttöön

• mahdolliset luottotappiot

• lopettamisen kulut

Tavoitteena on, että kirjanpidosta näkyy yritystoiminnan lopullinen tilanne: mitä tuloja syntyi, mitä kuluja jäi, mitä omaisuutta oli, mitä velkoja oli ja mikä oli elinkeinotoiminnan tulos.

Jos kirjanpito on ollut tekemättä pitkään, lopettaminen voi olla hyvä hetki laittaa se kuntoon. Lopettamista ei kannata jättää “sinne päin”, koska puutteellinen kirjanpito voi aiheuttaa ongelmia myöhemmin veroilmoituksessa tai viranomaisselvityksissä.

11. Anna viimeinen elinkeinotoiminnan veroilmoitus

Toiminimiyrittäjän pitää antaa elinkeinotoiminnan veroilmoitus myös lopettamisvuodelta. Tämä veroilmoitus tunnetaan nimellä veroilmoitus 5.

Veroilmoituksella ilmoitetaan elinkeinotoiminnan tulot, kulut, varat, velat ja muut tarvittavat tiedot. Lopettamisvuonna veroilmoituksessa pitää huomioida myös toiminnan päättymiseen liittyvät tapahtumat.

Viimeisellä veroilmoituksella voi olla mukana esimerkiksi:

• viimeiset myynnit

• viimeiset ostot

• varaston muutos

• käyttöomaisuuden myynti

• yksityiskäyttöön siirretty omaisuus

• maksamattomat velat

• saamatta jääneet saatavat

• lopullinen tulos tai tappio

Vaikka toiminta päättyy kesken vuoden, veroilmoitus annetaan normaalisti verovuodelta. Lopettaminen ei poista veroilmoituksen antamisen tarvetta.

12. Tee lopettamisilmoitukset rekistereihin

Kun toiminimi lopetetaan, tarvittavat tiedot pitää ilmoittaa viranomaisrekistereihin.

Ilmoitettavia tai tarkistettavia rekistereitä voivat olla esimerkiksi:

• Verohallinnon rekisterit

• ALV-rekisteri

• ennakkoperintärekisteri

• työnantajarekisteri, jos yrittäjällä on ollut työntekijöitä

• kaupparekisteri, jos toiminimi on ollut kaupparekisterissä

Käytännön ilmoitustapa riippuu siitä, missä rekistereissä toiminimi on ollut ja mitä tietoja pitää muuttaa. Lopettamisilmoitus tehdään yleensä viranomaispalvelun tai lomakkeen kautta. Ennen ilmoituksen tekemistä kannattaa tarkistaa Verohallinnon, PRH:n ja YTJ:n ajantasaiset ohjeet.

Tärkeää on, ettei toiminimi jää turhaan rekistereihin, jos toimintaa ei enää ole. Esimerkiksi ALV-rekisterissä oleminen voi aiheuttaa ilmoitusvelvollisuuksia, vaikka varsinaista toimintaa ei enää tehtäisi.

13. Muista YEL ja muut vakuutukset

Jos yrittäjällä on YEL-vakuutus, se pitää huomioida yritystoiminnan päättyessä. YEL-vakuutusta ei kannata jättää voimaan turhaan, jos yrittäjätoiminta päättyy eikä YEL-työtuloa enää synny.

Tarkista eläkevakuutusyhtiöltä:

• milloin YEL-vakuutus päättyy

• pitääkö päättymisestä tehdä erillinen ilmoitus

• onko maksuja vielä avoinna

• tuleeko hyvityksiä tai lisämaksuja

• miten päättyminen vaikuttaa eläketurvaan

Myös muut vakuutukset kannattaa käydä läpi:

• vastuuvakuutus

• tapaturmavakuutus

• omaisuusvakuutus

• ajoneuvovakuutus

• oikeusturvavakuutus

• toimialakohtaiset vakuutukset

Jos vakuutus liittyy vain päättyneeseen yritystoimintaan, sen jatkaminen voi olla turha kulu. Jos taas vakuutus liittyy omaisuuteen tai vastuisiin, se kannattaa päättää vasta, kun riski on oikeasti päättynyt.

14. Jos toiminimellä on työntekijöitä

Jos toiminimiyrittäjällä on työntekijöitä, lopettaminen vaatii enemmän huolellisuutta.

Silloin pitää huomioida esimerkiksi:

• työsuhteiden päättäminen lain ja sopimusten mukaan

• irtisanomisajat

• viimeiset palkat

• lomakorvaukset

• palkkatietoilmoitukset

• työnantajasuoritukset

• työnantajarekisteristä poistuminen

• työterveyshuolto

• vakuutukset

• työtodistukset

Työntekijöihin liittyvissä asioissa kannattaa tarvittaessa käyttää asiantuntijaa. Virheet voivat tulla kalliiksi, ja työnantajavelvoitteet eivät katoa vain siksi, että toiminimi lopettaa toimintansa.

Mitä tapahtuu toiminimen veloille lopettamisen jälkeen?

Toiminimen lopettaminen ei poista velkoja.

Tämä on yksi tärkeimmistä asioista ymmärtää. Koska toiminimiyrittäjä vastaa yritystoiminnan veloista henkilökohtaisesti, maksamattomat velat voivat jäädä yrittäjälle myös toiminnan päättymisen jälkeen.

Jos toiminimellä on velkaa, lopettamisen yhteydessä kannattaa selvittää:

• pystytäänkö velat maksamaan

• voiko velkojien kanssa sopia maksuaikataulusta

• onko verovelkoihin mahdollista hakea maksujärjestelyä

• onko saatavia, joilla velkoja voidaan maksaa

• voidaanko omaisuutta myydä

• onko toiminnan jatkaminen tappiollista

• tarvitaanko velkaneuvontaa

• onko konkurssi tai velkajärjestely mahdollinen

Toiminimen lopettaminen on hallittu prosessi silloin, kun velat, saatavat ja ilmoitukset hoidetaan järjestyksessä. Jos velkoja on paljon eikä niitä pystytä maksamaan, kyse ei ole enää vain lopettamisesta vaan maksuvaikeuksien ratkaisemisesta.

Mitä jos toiminimi muutetaan osakeyhtiöksi?

Jos yritystoimintaa ei lopeteta kokonaan vaan se halutaan jatkaa osakeyhtiönä, kyse on eri tilanteesta kuin tavallinen lopettaminen.

Tällöin pitää huomioida esimerkiksi:

• perustetaanko uusi osakeyhtiö

• mitä tapahtuu toiminimen varoille ja veloille

• siirtyvätkö sopimukset osakeyhtiölle

• miten asiakkaiden laskutus muuttuu

• siirtyykö yrityksen omaisuutta osakeyhtiöön

• miten ALV käsitellään

• miten kirjanpito katkaistaan

• mitä tapahtuu toiminimen rekistereille

• pitääkö vanha toiminimi lopettaa vai jättääkö se ilman toimintaa

Toiminimen muuttaminen osakeyhtiöksi kannattaa tehdä kirjanpitäjän tai asiantuntijan kanssa. Kyse ei ole vain siitä, että laskulle vaihdetaan uusi yritysmuoto. Väärin tehty muutos voi aiheuttaa verotuksellisia tai kirjanpidollisia ongelmia.

Lue myös Vanagen artikkeli toiminimi vai osakeyhtiö.

Mitä jos toiminimi on ollut pitkään käyttämättä?

Monella yrittäjällä on toiminimi, joka on jäänyt “varmuuden vuoksi” voimaan, vaikka toimintaa ei ole ollut vuosiin.

Tällöin kannattaa selvittää:

• onko toiminimi edelleen rekistereissä

• onko se ALV-rekisterissä

• onko se ennakkoperintärekisterissä

• onko kaupparekisterimerkintä voimassa

• onko veroilmoituksia jäänyt antamatta

• onko viranomaisilta tullut kirjeitä tai selvityspyyntöjä

• onko kirjanpitoaineisto tallessa

• onko vanhoja velkoja tai avoimia asioita

Jos toimintaa ei ole, mutta toiminimi on edelleen rekistereissä, lopettamisilmoitus voi olla järkevä tehdä. Näin vältetään turhat velvoitteet jatkossa.

Jos ilmoituksia on jäänyt tekemättä, tilanne kannattaa selvittää ennen lopettamista.

Pitääkö tositteet säilyttää toiminimen lopettamisen jälkeen?

Kyllä. Toiminimen lopettaminen ei tarkoita, että kuitit, laskut ja kirjanpitoaineisto voisi hävittää heti.

Tositteita ja kirjanpitoaineistoa voidaan tarvita myöhemmin esimerkiksi:

• verotuksessa

• ALV-tarkistuksissa

• viranomaisselvityksissä

• velkojen tai saatavien selvittämisessä

• sopimusriidoissa

• vakuutusasioissa

• mahdollisissa jälkikäteisissä kysymyksissä

Säilytettäviä aineistoja voivat olla esimerkiksi:

• myyntilaskut

• ostolaskut

• kuitit

• pankkitiedot

• ALV-laskelmat

• veroilmoitukset

• kirjanpidon raportit

• sopimukset

• palkkatiedot, jos työntekijöitä on ollut

• varasto- ja omaisuusluettelot

• ajopäiväkirjat

• viranomaiskirjeet

Säilytysajat kannattaa tarkistaa ajantasaisista ohjeista, mutta käytännössä kirjanpitoaineistoa ja tositteita pitää säilyttää useita vuosia toiminnan päättymisen jälkeen. Siksi aineisto kannattaa arkistoida selkeästi ennen kuin ohjelmistoja, sähköposteja tai pilvipalveluja suljetaan.

Toiminimen lopettamisen yleisimmät virheet

Toiminimen lopettamisessa toistuvat usein samat virheet.

1. Toiminta vain jätetään kesken

Yrittäjä lopettaa laskuttamisen, mutta ei tee lopettamisilmoituksia, ei tee viimeistä kirjanpitoa eikä tarkista rekistereitä. Tämä voi aiheuttaa turhia ilmoitusvelvollisuuksia myöhemmin.

2. Viimeisiä laskuja ei lähetetä

Työt on tehty, mutta laskut jäävät lähettämättä. Tämä heikentää kassaa juuri silloin, kun lopettamisen kulut ja verot pitäisi hoitaa.

3. ALV-ilmoitus unohtuu

Jos yritys on ALV-rekisterissä, viimeinen ALV-ilmoitus pitää antaa. Lopettaminen ei poista jo syntyneitä ilmoitusvelvollisuuksia.

4. Velat jäävät epäselviksi

Toiminimen velat eivät katoa lopettamalla. Jos velkoja ei selvitetä, ne voivat tulla vastaan myöhemmin perinnässä tai ulosotossa.

5. Sopimukset jäävät voimaan

Ohjelmistot, liittymät, vakuutukset ja muut palvelut voivat jatkaa laskuttamista, jos niitä ei irtisanota.

6. Kirjanpito jätetään kesken

Viimeinen veroilmoitus vaatii kirjanpidon tiedot. Jos kirjanpitoa ei tehdä loppuun, verotus voi mennä väärin.

7. Tositteet hävitetään liian aikaisin

Vaikka toiminimi loppuu, vanhoja tositteita voidaan tarvita vuosien ajan. Niitä ei pidä hävittää heti.

8. YEL-vakuutus unohtuu

Jos YEL-vakuutus jää turhaan voimaan, siitä voi tulla tarpeettomia maksuja.

Miten Vanage auttaa toiminimen lopettamisessa?

Vanage ei tee lopettamisilmoituksia yrittäjän puolesta eikä korvaa kirjanpitäjän tai veroasiantuntijan apua, jos lopettamiseen liittyy epäselviä vero-, velka- tai sopimusasioita.

Vanage voi kuitenkin auttaa siinä, että lopettamiseen tarvittavat taloustiedot ovat järjestyksessä.

Vanagessa toiminimiyrittäjä voi pitää samassa paikassa esimerkiksi:

• myyntilaskut

• ostolaskut

• kuitit

• tositteet

• kirjaukset

• ALV-laskelman

• raportit

• veroilmoitus 5:n pohjatiedot

Kun yritystoimintaa lopetetaan, tärkeintä on nähdä selvästi:

• mitä on vielä laskuttamatta

• mitkä laskut ovat avoinna

• mitä kuluja on syntynyt

• löytyvätkö kaikki tositteet

• paljonko ALV:tä pitää ilmoittaa

• mitä veroilmoitukselle tarvitaan

• onko kirjanpito ajan tasalla

Jos nämä tiedot ovat hajallaan sähköposteissa, puhelimen kuvissa, paperikasoissa ja pankkitilin tapahtumissa, lopettaminen muuttuu raskaaksi. Kun laskut, kuitit ja kirjaukset ovat järjestyksessä, viimeisen kirjanpidon ja veroilmoituksen tekeminen on helpompaa.

Vanagen tavoite on auttaa toiminimiyrittäjää pitämään kirjanpidon arki selkeänä alusta loppuun asti.

Tutustu myös Vanagen ominaisuuksiin, hinnoitteluun, oppaaseen toiminimen kirjanpidon tekemisestä itse, artikkeliin toiminimen ajopäiväkirjasta ja artikkeliin toiminimen konkurssista.

Toiminimen lopettamisen muistilista

Kun lopetat toiminimen, käy läpi ainakin tämä lista:

• Päätä lopettamispäivä.

• Tee keskeneräiset asiakastyöt loppuun.

• Lähetä viimeiset myyntilaskut.

• Seuraa avoimet saatavat.

• Maksa ostolaskut ja muut velat.

• Selvitä verovelat.

• Tarkista ennakkoverot.

• Anna viimeiset ALV-ilmoitukset.

• Tee kirjanpito loppuun.

• Selvitä varasto ja käyttöomaisuus.

• Päätä sopimukset ja tilaukset.

• Tarkista vakuutukset.

• Lopeta tai muuta YEL-vakuutus.

• Huolehdi työntekijäasioista, jos työntekijöitä on ollut.

• Anna elinkeinotoiminnan veroilmoitus 5.

• Tee tarvittavat lopettamisilmoitukset rekistereihin.

• Säilytä tositteet ja kirjanpitoaineisto.

• Pidä pankkitili ja sähköposti käytössä riittävän pitkään viimeisiä selvityksiä varten.

• Tarkista myöhemmin, että rekisteritiedot ovat päivittyneet.

Muistilista kannattaa käydä läpi rauhassa. Toiminimen lopettaminen on paljon helpompaa, kun sen tekee vaiheittain eikä vasta sitten, kun viranomaiselta tulee kysely tai vanha lasku perintään.

Tee toiminimen lopettaminen siis hallitusti

Toiminimen lopettaminen ei ole vain sitä, että yritystoiminta lakkaa käytännössä. Lopettamiseen liittyy laskutusta, velkoja, sopimuksia, kirjanpitoa, veroja, ALV-ilmoituksia, rekisteritietoja ja tositteiden säilyttämistä.

Tärkeimmät asiat ovat:

• päätä selkeä lopettamispäivä

• laskuta viimeiset työt

• kerää avoimet saatavat

• maksa velat tai sovi niistä

• hoida ALV ja ennakkoverot

• tee kirjanpito loppuun

• anna viimeinen elinkeinotoiminnan veroilmoitus

• tee lopettamisilmoitukset rekistereihin

• päätä sopimukset, vakuutukset ja palvelut

• säilytä tositteet ja kirjanpitoaineisto

Jos toiminimellä ei ole velkoja, työntekijöitä, varastoa tai monimutkaisia sopimuksia, lopettaminen voi olla melko suoraviivaista. Jos taas mukana on velkoja, ALV-asioita, omaisuutta, työntekijöitä tai epäselvää kirjanpitoa, lopettamiseen kannattaa pyytää asiantuntijan apua.

Hyvin hoidettu lopettaminen säästää aikaa, rahaa ja hermoja. Kun viimeiset laskut, tositteet, ilmoitukset ja rekisteritiedot ovat kunnossa, yrittäjä voi siirtyä seuraavaan vaiheeseen ilman turhaa jälkiselvittelyä.

Usein kysyttyä toiminimen lopettamisesta

Miten toiminimi lopetetaan?

Toiminimen lopettamisessa pitää hoitaa viimeiset laskut, velat, sopimukset, kirjanpito, ALV-asiat, veroilmoitus ja tarvittavat rekisteri-ilmoitukset. Käytännössä lopettamisesta ilmoitetaan viranomaisrekistereihin ajantasaisen ohjeen mukaisesti.

Voiko toiminimen lopettaa netissä?

Joissain tilanteissa lopettamiseen liittyviä ilmoituksia voi tehdä sähköisesti viranomaispalveluissa, mutta käytännön tapa riippuu siitä, missä rekistereissä toiminimi on ja mitä ilmoituksia pitää tehdä. Tarkista ajantasainen ohje YTJ:stä, PRH:lta ja Verohallinnolta.

Pitääkö toiminimen lopettamisesta ilmoittaa Verohallinnolle?

Kyllä, jos yritystoiminta päättyy, Verohallinnon rekisteritiedot pitää päivittää. Tämä voi koskea esimerkiksi ALV-rekisteriä, ennakkoperintärekisteriä ja työnantajarekisteriä.

Pitääkö toiminimen lopettamisesta ilmoittaa kaupparekisteriin?

Jos toiminimi on merkitty kaupparekisteriin, lopettaminen pitää yleensä ilmoittaa myös kaupparekisteriin. Jos et ole varma, tarkista rekisteritilanne YTJ:stä tai PRH:lta.

Pitääkö toiminimen lopettamisen jälkeen antaa veroilmoitus?

Kyllä. Toiminimiyrittäjän pitää antaa elinkeinotoiminnan veroilmoitus lopettamisvuodelta. Lopettaminen ei poista jo syntynyttä ilmoitusvelvollisuutta.

Pitääkö ALV-ilmoitus antaa lopettamisen jälkeen?

Jos toiminimi on ollut ALV-rekisterissä, viimeisen ALV-kauden ilmoitus pitää antaa. Myös mahdolliset lopettamiseen liittyvät myynnit, ostot ja omaisuuden siirrot pitää huomioida oikein.

Mitä tapahtuu toiminimen veloille, kun toiminta lopetetaan?

Toiminimen velat eivät katoa lopettamisella. Yrittäjä vastaa veloista henkilökohtaisesti. Velat pitää maksaa, sopia velkojien kanssa tai käsitellä muulla tavalla.

Voiko toiminimen lopettaa, vaikka sillä on velkaa?

Yritystoiminnan voi lopettaa, mutta velat jäävät silti yrittäjän vastuulle. Jos velkoja ei pystytä maksamaan, kannattaa hakea apua ja selvittää maksujärjestely, velkajärjestely, ulosotto tai konkurssi.

Pitääkö kirjanpito tehdä loppuun?

Kyllä. Toiminimen kirjanpito pitää tehdä loppuun, jotta viimeinen veroilmoitus, ALV-asiat, varat, velat, tulot ja kulut voidaan ilmoittaa oikein.

Mitä tapahtuu yrityksen omaisuudelle?

Yritystoimintaan liittyvä omaisuus voidaan myydä, siirtää yksityiskäyttöön, siirtää uuteen yritykseen tai käsitellä muulla tavalla. Tällä voi olla kirjanpito-, vero- ja ALV-vaikutuksia, joten asia kannattaa selvittää huolellisesti.

Pitääkö YEL-vakuutus lopettaa?

Jos yrittäjätoiminta päättyy eikä YEL-työtuloa enää synny, YEL-vakuutuksen päättäminen tai muuttaminen pitää selvittää eläkevakuutusyhtiön kanssa.

Kauanko tositteet pitää säilyttää toiminimen lopettamisen jälkeen?

Tositteet ja kirjanpitoaineisto pitää säilyttää useita vuosia toiminnan päättymisen jälkeen. Säilytysajat kannattaa tarkistaa ajantasaisista ohjeista, mutta aineistoa ei saa hävittää heti lopettamisen jälkeen.

Voiko toiminimen jättää vain käyttämättä?

Toiminimen voi käytännössä jättää ilman toimintaa, mutta rekistereihin jääminen voi aiheuttaa ilmoitusvelvollisuuksia tai muita hallinnollisia asioita. Jos toimintaa ei aiota jatkaa, lopettaminen kannattaa yleensä hoitaa kunnolla.

Mitä jos haluan jatkaa toimintaa osakeyhtiönä?

Silloin kyse ei ole tavallisesta lopettamisesta vaan yritystoiminnan jatkamisesta toisessa yritysmuodossa. Muutos kannattaa suunnitella kirjanpitäjän tai asiantuntijan kanssa, jotta varat, velat, sopimukset, ALV ja kirjanpito käsitellään oikein.

Miten Vanage auttaa toiminimen lopettamisessa?

Vanage auttaa pitämään laskut, kuitit, tositteet, kirjaukset, ALV:n, raportit ja veroilmoituksen pohjatiedot järjestyksessä. Kun tiedot ovat yhdessä paikassa, lopettamisen viimeiset kirjanpito- ja veroasiat on helpompi hoitaa.