Toiminimen kirjanpito itse: mitä pitää hoitaa ja missä järjestyksessä?

Toiminimen kirjanpito voi tuntua aluksi hankalalta, mutta perusajatus on melko selkeä: yritystoiminnan tulot ja menot pitää kirjata niin, että niiden perusteet ovat myöhemmin tarkistettavissa.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että myyntilaskut, kuitit, ostolaskut ja muut tositteet pysyvät tallessa, kirjaukset tehdään johdonmukaisesti ja ALV (arvonlisävero) sekä veroilmoituksen tiedot saadaan koottua kirjanpidosta ilman turhaa selvittelyä.

Toiminimen kirjanpitoa ei kannata siis ajatella vuoden lopussa tehtävänä urakkana. Se on paljon helpompaa, kun sitä hoitaa pienissä erissä pitkin vuotta.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä toiminimen kirjanpidossa pitää käytännössä tehdä itse ja missä järjestyksessä asiat kannattaa hoitaa.

Mitä toiminimen kirjanpito tarkoittaa käytännössä?

Toiminimen kirjanpidossa seurataan yritystoiminnan tuloja ja menoja. Jokaiselle kirjaukselle pitää olla peruste, eli tosite. Tosite voi olla esimerkiksi myyntilasku, ostolasku, kuitti, verkkolasku, sopimus tai muu asiakirja, josta selviää, mitä on tapahtunut.

Kirjanpidon tarkoitus ei ole vain täyttää viranomaisvaatimuksia. Se auttaa yrittäjää näkemään, paljonko yrityksellä on tuloja, mihin rahaa kuluu, onko toiminta kannattavaa ja paljonko esimerkiksi veroja kannattaa varautua maksamaan.

Monella pienellä toiminimellä kirjanpidon arki koostuu erityisesti näistä asioista:

• myyntien kirjaamisesta

• ostojen ja kulujen kirjaamisesta

• kuittien ja muiden tositteiden säilyttämisestä

• ALV-tietojen seuraamisesta, jos yritys on arvonlisäverovelvollinen

• raporttien ja laskelmien tarkistamisesta

• elinkeinotoiminnan veroilmoituksen tietojen kokoamisesta

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa keskiössä eivät ole pankkitilin täsmäytykset tai monimutkaiset kirjanpidon viennit, vaan se, että tulot ja menot kirjataan oikein ja että kirjauksille löytyy asianmukainen tosite.

Missä järjestyksessä toiminimen kirjanpito kannattaa hoitaa?

Hyvä suunnitelma tekee kirjanpidosta huomattavasti helpompaa. Noudattamalla tiettyä kaavaa kirjanpito pysyy kevyempänä ja virheitä tulee vähemmän.

Toiminimen kirjanpidon perusjärjestys voi olla esimerkiksi tämä:

1. Tallenna myynnit ja myyntilaskut.

2. Kerää ostolaskut, kuitit ja muut tositteet.

3. Kirjaa tulot ja menot tositteiden perusteella.

4. Tarkista epäselvät ja puuttuvat tiedot.

5. Seuraa ALV-tilannetta, jos olet ALV-rekisterissä.

6. Katso raportteja vuoden aikana.

7. Kokoa veroilmoituksen tiedot tilikauden päättyessä.

Tärkeintä on, että kirjanpito ei jää muistin varaan. Kun tosite tulee vastaan, se kannattaa tallentaa heti. Kun tulo tai meno syntyy, se kannattaa kirjata mahdollisimman pian.

1. Tallenna myynnit ja myyntilaskut

Aloita tuloista. Kun laskutat asiakasta, myyntilaskusta tulee yksi kirjanpidon tärkeimmistä tositteista. Siitä näkyvät muun muassa asiakkaan tiedot, laskun päiväys, myyty tuote tai palvelu, summa ja mahdollinen ALV.

Myyntilaskuja ei kannata säilyttää irrallisina tiedostoina eri paikoissa. Niiden pitäisi olla helposti löydettävissä myös myöhemmin, kun tarkistat raportteja, ALV-tietoja tai veroilmoituksen pohjaa.

Myyntien kohdalla kannattaa varmistaa ainakin nämä:

• Onko myynti kirjattu oikealle ajankohdalle?

• Onko laskun summa oikein?

• Sisältääkö lasku arvonlisäveroa vai ei?

• Onko myynti kategorisoitu oikein?

• Löytyykö lasku myöhemmin tositteeksi?

Jos myyntilaskuja ei tule lähetettyä usein, tämä voi tuntua pieneltä asialta. Mutta juuri harvoin laskuttavalla yrittäjällä yksittäisen laskun unohtuminen voi vääristää raportteja yllättävän paljon.

2. Kerää ostolaskut, kuitit ja muut tositteet heti talteen

Kulujen kohdalla tärkeintä on tosite. Jos ostat yritystoimintaan liittyvän tuotteen tai palvelun, ostosta pitää jäädä dokumentti, jonka perusteella kulu voidaan kirjata.

Tosite voi olla esimerkiksi:

• kuitti

• PDF-lasku

• verkkolasku

• sähköpostilasku

• sopimus

• maksupalvelun kuitti

• muu asiakirja, josta tapahtuma selviää

Tositteiden kanssa suurin ongelma ei yleensä ole se, etteikö kirjausta osaisi tehdä. Ongelma on se, että kuitti unohtuu, katoaa tai jää paikkaan, josta sitä ei enää löydy.

Hyvä käytännön tapa on tallentaa tosite heti, kun kulu syntyy. Esimerkiksi kuitista voi ottaa kuvan saman tien, PDF-laskun voi ladata suoraan kirjanpitoon ja sähköpostilla tulleet laskut kannattaa käsitellä heti, eikä jättää niitä roikkumaan inboxiin.

Tositteesta pitäisi selvitä ainakin:

• mitä on ostettu

• milloin osto on tehty

• keneltä osto on tehty

• mikä summa on maksettu

• sisältyykö summaan ALV:tä

• miten kulu liittyy yritystoimintaan

Jos et myöhemmin pysty sanomaan, mihin kulu liittyi, sen käsittely kirjanpidossa voi muuttua epäselväksi. Siksi tositteen yhteyteen kannattaa tarvittaessa lisätä lyhyt selite heti, kun asia on vielä tuoreessa muistissa.

3. Kirjaa tulot ja menot tositteiden perusteella

Kun tosite on tallessa, tapahtuma voidaan kirjata kirjanpitoon.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa kirjauksesta pitäisi käydä selvästi ilmi, mistä tulosta tai menosta on kyse, mikä on päivämäärä, mikä on summa ja mihin kirjanpidon ryhmään tapahtuma kuuluu.

Tässä kohtaa olennaista ei ole tehdä kirjanpidosta liian monimutkaista. Olennaista on, että kirjaukset ovat ymmärrettäviä, johdonmukaisia ja perustuvat tositteisiin.

Kirjauksia tarkistaessa kannattaa kysyä:

• Onko tapahtuma oikeasti yritystoimintaan liittyvä?

• Onko summa oikein?

• Onko päivämäärä oikein?

• Löytyykö tosite?

• Onko tulo tai meno kirjattu oikeaan ryhmään?

• Onko ALV käsitelty oikein, jos yritys on ALV-rekisterissä?

Jos jokin tapahtuma on epäselvä, sitä ei kannata kirjata summittaisesti. Esimerkiksi yksityiskäyttö, auton käyttö, ulkomaanostot, isot hankinnat ja osittain yrityskäytössä olevat kulut voivat vaatia tarkempaa harkintaa.

4. Tarkista epäselvät ja puuttuvat tiedot ajoissa

Kaikki ei aina mene nappiin. Joskus kuitti puuttuu, laskun sisältö on epäselvä, ALV-käsittely mietityttää tai et ole varma, kuuluuko kulu yritystoimintaan.

Nämä tilanteet kannattaa selvittää heti. Mitä pidempään odotat, sitä vaikeampi on muistaa, mistä tapahtumassa oli kyse.

Tyypillisiä tarkistettavia asioita ovat esimerkiksi:

• puuttuva kuitti

• epäselvä ostolasku

• väärälle päivälle kirjattu tapahtuma

• yrityksen ja yksityistalouden menojen sekoittuminen

• epävarma ALV-käsittely

• kulu, jonka yhteys yritystoimintaan ei ole selvä

• hankinta, joka voi olla poistettava käyttöomaisuuserä eikä tavallinen kulu

Tässä kohtaa pankkitapahtumista ja tiliotteista voi olla apua, mutta ne eivät ole yhdenkertaisen kirjanpidon pääasia. Pankkitapahtumien läpikäynti voi auttaa huomaamaan, että jokin maksu on tapahtunut tai että jokin tosite puuttuu. Varsinainen kirjanpidon peruste yhdenkertaisissa kirjauksissa on kuitenkin se, mitä tapahtuma koskee ja millä tositteella se voidaan osoittaa.

Toisin sanoen: kannattaa hyödyntää tiliotteita myös yhdenkertaisessa kirjanpidossa, mutta toiminimen yhdenkertaisen kirjanpidon ydin on tulojen, menojen ja tositteiden hallinta.

5. Seuraa ALV-tilannetta, jos olet ALV-rekisterissä

Jos toiminimi on ALV-rekisterissä, myyntien ja ostojen ALV-käsittely pitää saada oikein kirjanpitoon. ALV-ilmoitusta varten tarvitaan tieto siitä, paljonko myynneistä on kertynyt maksettavaa ALV:tä ja paljonko ostoista on vähennettävää ALV:tä.

ALV:n kohdalla kannattaa seurata ainakin näitä:

• mitkä myynnit ovat arvonlisäverollisia

• mitä ALV-kantaa myynneissä käytetään

• mitkä ostot sisältävät vähennettävää ALV:tä

• onko mukana kuluja, joiden ALV:tä ei voi vähentää

• ovatko kaikki verokauden olennaiset tositteet kirjattuina ennen ilmoitusta

Jos yritys ei ole ALV-rekisterissä, et lisää arvonlisäveroa myyntilaskuihin, mutta et myöskään vähennä ostojen arvonlisäveroa alv-ilmoituksella. Tällöin ostot kirjataan yrityksen kuluksi arvonlisäverollisina summina.

ALV-rajaa kannattaa seurata vuoden aikana, jos yritys ei vielä ole ALV-rekisterissä. Verohallinnon mukaan yrityksen pitää ilmoittautua ALV-rekisteriin, jos yrityksen liikevaihto ylittää 20 000 euroa kalenterivuodessa. Verohallinto myös ohjeistaa, että ALV-rekisterissä olevan yrityksen pitää antaa ALV-ilmoitus jokaiselta verokaudelta, vaikka toimintaa tai myyntiä ei olisi ollut. Tätä kutsutaan ns. "nollailmoitukseksi".

ALV-ilmoitusta ei kannata tehdä irrallisena laskelmana, johon lukuja kerätään käsin eri tiedostoista. Helpompaa on pitää kirjanpito ajan tasalla niin, että ALV-laskelma muodostuu kirjauksista.

6. Katso raportteja vuoden aikana

Kirjanpidon hyöty realisoituu parhaiten silloin, kun raportteja katsotaan pitkin vuotta eikä vasta tilikauden päätyttyä.

Tärkein raportti monelle toiminimiyrittäjälle on tuloslaskelma. Se näyttää, paljonko yrityksellä on ollut tuloja, paljonko kuluja on kertynyt ja miltä tulos näyttää.

Raportteja seuraamalla huomaat ajoissa esimerkiksi:

• kasvavatko kulut odotettua enemmän

• onko myynti kehittynyt haluttuun suuntaan

• paljonko yritystoiminnasta jää tulosta

• onko ALV:tä kertymässä maksettavaksi

• puuttuuko kirjanpidosta tositteita

• näyttääkö jokin kuluryhmä poikkeukselliselta

Raporttien ei tarvitse olla monimutkaisia. Tärkeintä on, että ne antavat yrittäjälle selkeän kuvan siitä, missä yrityksen talous menee.

Kun luvut ovat ajan tasalla, veroihin ja tuleviin maksuihin on helpompi varautua. Se vähentää myös vuoden lopun stressiä.

7. Kokoa tiedot elinkeinotoiminnan veroilmoitusta varten

Toiminimiyrittäjän pitää antaa elinkeinotoiminnan veroilmoitus eli veroilmoitus 5. Verohallinnon ohjeen mukaan elinkeinotoiminnan veroilmoitus pitää palauttaa aina, myös silloin, jos toimintaa ei ole ollut.

Veroilmoitusta varten tarvitaan kirjanpidosta tiedot esimerkiksi tuloista, kuluista, vähennyksistä, mahdollisesta tuloksesta ja muista yritystoimintaan liittyvistä eristä.

Jos kirjanpitoa on hoidettu vuoden aikana asianmukaisesti, veroilmoituksen tekeminen on huomattavasti helpompaa. Silloin kyse ei ole enää kuittien etsimisestä ja tapahtumien muistelusta, vaan tietojen tarkistamisesta.

Tilikauden päättyessä kannattaa varmistaa ainakin nämä:

• kaikki myynnit on kirjattu

• kaikki yritystoimintaan liittyvät kulut on kirjattu

• tositteet ovat tallessa

• ALV-käsittelyt täsmäävät kirjanpitoon

• vähennykset on tarkistettu

• yksityiskäyttö ja yksityisotot on käsitelty oikein

• raportit vastaavat veroilmoitukselle vietäviä tietoja

Jos yrityksellä on ollut vuoden aikana tavallisuudesta poikkeavia tapahtumia, ne kannattaa tarkistaa erikseen. Esimerkiksi käyttöomaisuus, auton käyttö, ulkomaanostot, isot laitehankinnat ja osittain yksityiskäytössä olevat kulut voivat vaatia tarkempaa tulkintaa.

Voiko toiminimen kirjanpidon tehdä itse?

Toiminimen kirjanpidon voi usein tehdä itse, jos toiminta on yksinkertaista ja yrittäjä pitää aineiston järjestyksessä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että myynnit, ostot, tositteet, ALV ja raportit ovat hallinnassa.

Itse tekeminen ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki pitäisi tehdä käsin. Hyvä kirjanpitosovellus voi vähentää rutiinityötä huomattavasti.

Sovelluksesta on hyötyä erityisesti silloin, jos se:

• lukee kuitteja ja PDF-laskuja automaattisesti

• ehdottaa kirjauksia tositteiden perusteella

• säilyttää alkuperäiset tositteet kirjausten yhteydessä

• näyttää epäselvät kohdat tarkistettavaksi

• muodostaa ALV-laskelman kirjanpidon perusteella

• kokoaa raportteja vuoden aikana

• auttaa veroilmoituksen pohjatietojen kokoamisessa

Tärkeää on, että ohjelmisto ei tee kirjanpidosta mustaa laatikkoa. Yrittäjän pitää nähdä, mitä kirjataan ja miksi.

Yleisimmät virheet, kun toiminimen kirjanpito tehdään itse

Toiminimen kirjanpito ei yleensä mene pieleen yhden suuren virheen takia. Useammin ongelmat syntyvät pienistä asioista, jotka kasaantuvat.

Yleisiä virheitä ovat esimerkiksi:

• kuitteja ei tallenneta heti

• tositteet jäävät eri paikkoihin

• kirjauksia tehdään liian harvoin

• kuluja kirjataan ilman selvää yhteyttä yritystoimintaan

• ALV-käsittelyä ei tarkisteta

• myyntilaskuja tai ostolaskuja unohtuu

• raportteja ei katsota vuoden aikana

• veroilmoituksen tiedot kootaan vasta viime hetkellä

• epäselviä tapauksia ei selvitetä ajoissa

Paras tapa välttää nämä on luoda säännöllinen rutiini. Kirjanpidon ei tarvitse olla päivittäistä, mutta sen pitää olla riittävän ajantasaista.

Monelle pienelle toiminimelle hyvä rytmi on käydä tositteet ja kirjaukset läpi vähintään kerran kuukaudessa.

Miten Vanage auttaa toiminimen kirjanpidossa?

Vanage on rakennettu toiminimen kirjanpidon arkeen. Sen tarkoitus on laajalti automatisoida koko kirjanpito, jotta yrittäjät pääsevät keskittymään liiketoimintaansa.

Käytännössä voit lisätä Vanageen kuvan kuitista , tai liittää esim PDF-laskun. Vanage lukee tiedot ja muodostaa siitä kirjausehdotuksen, jonka voit liittää suoraan kirjanpitoon.

Vanage voi auttaa myös laskujen maksutilanteen sekä veroasioiden seuraamisessa. Vanage lähettää esim. arvonlisäveroilmoitukset automaattisesti Verohallinnolle ja antaa sinulle esitäytetyn elinkeinonharjoittajan veroilmoituksen.

Tutustu myös Vanagen ominaisuuksiin, hinnoitteluun ja oppaaseen yhdenkertaisesta kirjanpidosta.

Näin pidät toiminimen kirjanpidon hallinnassa

Toiminimen kirjanpito pysyy helpoimpana, kun sitä ei jätetä vuoden loppuun.

Hyvä perusrytmi on tämä:

1. Tallenna myynnit ja myyntilaskut.

2. Kerää kuitit, ostolaskut ja muut tositteet heti.

3. Kirjaa tulot ja menot tositteiden perusteella.

4. Tarkista epäselvät ja puuttuvat tiedot ajoissa.

5. Seuraa ALV-tilannetta, jos olet ALV-rekisterissä.

6. Katso raportteja vuoden aikana.

7. Käytä kirjanpidon tietoja veroilmoituksen pohjana.

Kun tulot, menot ja tositteet pysyvät järjestyksessä, kirjanpito muuttuu huomattavasti kevyemmäksi. Samalla saat paremman kuvan yrityksen tilanteesta jo vuoden aikana, et vasta silloin, kun veroilmoituksen määräpäivä lähestyy.

Usein kysyttyä toiminimen kirjanpidosta

Voiko toiminimen kirjanpidon tehdä itse?

Kyllä, moni toiminimiyrittäjä voi hoitaa kirjanpitoa itse, jos toiminta on yksinkertaista ja tositteet, kirjaukset, ALV ja raportit pysyvät järjestyksessä. Epäselvissä tilanteissa kannattaa kysyä kirjanpitäjältä tai veroasiantuntijalta.

Mikä on tärkeintä yhdenkertaisessa kirjanpidossa?

Tärkeintä on, että yritystoiminnan tulot ja menot kirjataan johdonmukaisesti ja että jokaiselle kirjaukselle löytyy tosite. Kirjauksesta pitää myöhemmin ymmärtää, mistä tapahtumasta oli kyse.

Onko tiliote yhdenkertaisen kirjanpidon tärkein lähtökohta?

Ei. Tiliote voi auttaa tarkistamaan maksuja ja huomaamaan puuttuvia tositteita, mutta yhdenkertaisen kirjanpidon ydin on tulojen, menojen ja tositteiden hallinta. Pelkkä pankkitapahtuma ei vielä kerro, miten tapahtuma kuuluu kirjanpitoon.

Riittääkö, että säästän kuitit?

Pelkkä kuittien säilyttäminen ei riitä, jos niitä ei yhdistetä kirjauksiin. Kuitista pitää käydä ilmi, mitä on ostettu, milloin ja millä summalla. Lisäksi kulun pitää liittyä yritystoimintaan.

Kuinka usein toiminimen kirjanpito kannattaa tehdä?

Käytännössä kirjanpitoa kannattaa tehdä säännöllisesti, esimerkiksi kerran kuukaudessa.

Mitä tapahtuu, jos kuitti puuttuu?

Puuttuva kuitti kannattaa etsiä mahdollisimman nopeasti. Voit esimerkiksi pyytää uuden kuitin myyjältä tai etsiä laskun sähköpostista. Jos tositetta ei löydy, tapahtuman käsittely voi vaatia tapauskohtaista harkintaa.

Pitääkö ALV-ilmoitus antaa, jos toimintaa ei ole ollut?

Jos yritys on ALV-rekisterissä, Verohallinnon mukaan ALV-ilmoitus pitää antaa jokaiselta verokaudelta, vaikka toimintaa tai myyntiä ei olisi ollut.

Pitääkö elinkeinotoiminnan veroilmoitus antaa, jos toimintaa ei ollut?

Kyllä. Verohallinnon ohjeen mukaan elinkeinotoiminnan veroilmoitus 5 pitää palauttaa aina, myös silloin, jos toimintaa ei ole ollut.