Toiminimen ajopäiväkirja: mitä pitää merkitä?

Moni toiminimiyrittäjä käyttää autoa yritystoiminnassa ainakin joskus. Autolla saatetaan käydä asiakkaan luona, hakea tarvikkeita, kuljettaa työvälineitä, osallistua messuille tai ajaa työkeikalle toiselle paikkakunnalle.

Silloin vastaan tulee nopeasti kysymys: pitääkö toiminimiyrittäjän pitää ajopäiväkirjaa?

Käytännössä vastaus on usein kyllä. Jos käytät autoa sekä yritystoimintaan että yksityisajoihin, sinun pitää pystyä erottamaan, mitkä ajot liittyvät elinkeinotoimintaan ja mitkä ovat yksityisajoja. Ajopäiväkirja on tähän selkein ja turvallisin tapa.

Ajopäiväkirjan tarkoitus ei ole tehdä yrittäjän arjesta hankalampaa. Sen tarkoitus on osoittaa myöhemmin, kuinka paljon autolla on ajettu yritystoimintaan liittyviä ajoja ja miten autokulut tai kilometriperusteiset vähennykset liittyvät kirjanpitoon ja veroilmoitukseen.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä toiminimen ajopäiväkirjaan pitää merkitä, milloin sitä tarvitaan, mikä lasketaan yritysajoksi, miten yksityisajot erotetaan ja miten ajopäiväkirja liittyy toiminimen autokuluihin ja veroilmoitukseen.

Mikä on ajopäiväkirja?

Ajopäiväkirja on kirjanpitoa tukeva selvitys auton käytöstä. Siihen merkitään autolla ajetut ajot niin, että yritystoiminnan ajot ja yksityisajot voidaan erottaa toisistaan luotettavasti.

Toiminimiyrittäjän näkökulmasta ajopäiväkirjan tärkein tehtävä on vastata kolmeen kysymykseen:

1. Kuinka paljon autolla on ajettu vuoden aikana yhteensä?

2. Kuinka paljon ajoista liittyy yritystoimintaan?

3. Kuinka paljon ajoista on yksityisajoa?

Näiden tietojen perusteella voidaan arvioida esimerkiksi:

• kuuluuko auto elinkeinotoimintaan vai yksityistalouteen

• kuinka suuri osa autokuluista liittyy yritystoimintaan

• voiko yrittäjä vaatia kilometriperusteista lisävähennystä

• miten yksityisajot pitää huomioida

• mitä tietoja tarvitaan elinkeinotoiminnan veroilmoitukselle

Ajopäiväkirja voi olla paperinen vihko, taulukko, sovellus tai muu luotettava järjestelmä. Tärkeintä ei ole muoto, vaan se, että tiedot ovat selkeät, johdonmukaiset ja jälkikäteen tarkistettavissa.

Pitääkö toiminimiyrittäjän pitää ajopäiväkirjaa?

Toiminimiyrittäjän kannattaa pitää ajopäiväkirjaa aina, jos autoa käytetään sekä yritystoimintaan että yksityisajoihin.

Ajopäiväkirjaa tarvitaan erityisesti silloin, kun:

• ajat omalla autolla asiakkaiden luo

• haet tavaraa, materiaaleja tai työvälineitä yritystoimintaa varten

• käyt työkeikoilla eri paikoissa

• ajat messuille, tapahtumiin tai koulutuksiin

• käytät samaa autoa sekä työajoihin että yksityisajoihin

• haluat vähentää autokuluja toiminimen verotuksessa

• haluat osoittaa, että tietyt ajot liittyvät elinkeinotoimintaan

• sinun pitää selvittää, kuuluuko auto yritystoimintaan vai yksityistalouteen

Jos et pidä ajopäiväkirjaa tai muuta luotettavaa selvitystä, autokulujen vähentäminen vaikeutuu. Pelkkä arvio vuoden lopussa ei ole hyvä tapa. Mitä tarkemmin ajot on kirjattu silloin, kun ne tapahtuvat, sitä helpompi ne on perustella myöhemmin.

Hyvä nyrkkisääntö on tämä:

Jos haluat vähentää auton käyttöön liittyviä kuluja toiminimen verotuksessa, pidä tiukkaa linjaa ajopäiväkirjan kanssa alusta asti. Kirjaa ajot tarkasti.

Mitä toiminimen ajopäiväkirjaan pitää merkitä?

Ajopäiväkirjasta pitää käydä ilmi auton kokonaiskilometrit ja yritystoimintaan liittyvät ajot riittävän tarkasti.

Käytännössä ajopäiväkirjaan kannattaa merkitä jokaisesta yritysajosta ainakin nämä tiedot:

• päivämäärä

• ajon alkamisajankohta

• ajon päättymisajankohta

• lähtöpaikka

• määränpää

• tarvittaessa ajoreitti

• matkan pituus kilometreinä

• ajon tarkoitus

• matkamittarin lukema ajon alussa

• matkamittarin lukema ajon lopussa

• auton käyttäjä

Lisäksi ajopäiväkirjasta pitää selvitä autolla vuoden aikana ajettu kokonaiskilometrimäärä. Tämä on tärkeää, koska kokonaiskilometrien avulla voidaan erottaa yritysajojen ja yksityisajojen osuus toisistaan.

Hyvä ajopäiväkirjamerkintä ei ole vain “asiakaskäynti 24 km”. Parempi merkintä on esimerkiksi:

12.3.2026, klo 9.00–10.15, Helsinki–Espoo–Helsinki, asiakastapaaminen Yritys Oy:n toimistolla, 32 km, mittarilukema 48 120–48 152, kuljettaja: yrittäjä.

Tällaisesta merkinnästä näkee myöhemmin, miksi ajo tehtiin ja miten se liittyi yritystoimintaan.

Ajopäiväkirja esimerkki

Ajopäiväkirjan ei tarvitse olla monimutkainen. Yksinkertainen taulukko riittää, jos tiedot ovat kunnossa.

Lisäksi kannattaa kirjata vuoden alun ja vuoden lopun mittarilukema. Näin vuoden kokonaiskilometrit saadaan selville.

Esimerkiksi:

Jos vuoden aikana yritysajoja on kertynyt 3 200 km ja auton kokonaiskilometrit ovat 14 600 km, yritysajojen osuus on noin 22 %. Tämä tieto auttaa arvioimaan, kuuluuko auto yksityistalouteen vai elinkeinotoimintaan ja miten autokuluja käsitellään.

Mikä lasketaan toiminimen yritysajoksi?

Yritysajolla tarkoitetaan ajoa, joka liittyy elinkeinotoiminnan tulon hankkimiseen tai säilyttämiseen. Yksinkertaisemmin sanottuna kyse on ajosta, joka tehdään yritystoiminnan takia.

Yritysajoa voi olla esimerkiksi:

• ajo asiakkaan luo

• ajo työkeikalle

• ajo tavarantoimittajan luo

• materiaalien tai työvälineiden noutaminen

• tuotteiden toimittaminen asiakkaalle

• ajo messuille tai yritystapahtumaan

• ajo koulutukseen, jos koulutus liittyy yritystoimintaan

• siirtyminen työpäivän aikana asiakkaalta toiselle

• ajo yrityksen toimintaan liittyvään huoltoon, hankintaan tai tapaamiseen

Esimerkki:

Jos graafinen suunnittelija ajaa asiakkaan toimistolle pitämään workshopin, kyse voi olla yritysajosta. Jos sama yrittäjä ajaa kauppaan ostamaan ruokaa kotiin, kyse on yksityisajosta. Jos matkalla käydään sekä asiakkaalla että omilla asioilla, ajot pitää pystyä erottamaan järkevästi.

Ajon tarkoitus kannattaa kirjoittaa ajopäiväkirjaan niin, että se on ymmärrettävä vielä vuoden päästäkin. Pelkkä “meno” tai “ajo” ei kerro riittävästi.

Mikä on yksityisajoa?

Yksityisajoa ovat kaikki ajot, jotka eivät liity elinkeinotoimintaan.

Yksityisajoa ovat esimerkiksi:

• kauppareissut

• vapaa-ajan matkat

• mökkimatkat

• lasten harrastuksiin ajaminen

• lomamatkat

• henkilökohtaiset menot

• kodin ja pysyvän toimipaikan väliset matkat

• ajot, jotka liittyvät muuhun kuin toiminimen yritystoimintaan

Yksi yleinen virhe liittyy kodin ja toimipaikan välisiin matkoihin. Jos yrittäjällä on kodin ulkopuolella pysyvä toimipaikka, matkat kodin ja tämän pysyvän toimipaikan välillä eivät ole elinkeinotoiminnan ajoja. Ne käsitellään eri tavalla kuin varsinaiset yritysajot.

Tilanne voi olla erilainen, jos yrittäjä työskentelee kotoa käsin eikä erillistä pysyvää toimipaikkaa ole, ja hän ajaa kotoa asiakkaan luo tekemään työtä. Tällöin ajo voi liittyä elinkeinotoimintaan. Olennaista on, mihin ajo tosiasiassa liittyy ja onko kyse kodin ja pysyvän toimipaikan välisestä matkasta vai asiakastyöhön liittyvästä ajosta.

Kodin ja asiakkaan välinen ajo: yritysajo vai yksityisajo?

Tämä on monelle toiminimiyrittäjälle epäselvä kohta.

Jos yrittäjä tekee töitä kotona ja ajaa asiakkaan luo tekemään asiakastyötä, ajo voi olla elinkeinotoimintaan liittyvä ajo. Esimerkiksi kotitoimistolta asiakkaan tiloihin ajava IT-yrittäjä, valokuvaaja, hieroja, puheterapeutti tai konsultti voi ajaa yritystoimintaan liittyviä ajoja.

Jos taas yrittäjällä on erillinen pysyvä toimipaikka, kuten studio, vastaanotto, toimisto tai liiketila, matka kodin ja tämän pysyvän toimipaikan välillä ei yleensä ole yritysajoa. Se on lähempänä kodin ja työpaikan välistä matkaa.

Tämän takia ajopäiväkirjassa kannattaa kuvata ajon tarkoitus selvästi. Esimerkiksi:

• “Asiakaskuvaus asiakkaan toimistolla”

• “Työvälineiden nouto tukusta asiakasprojektia varten”

• “Käynti omalla studiolla”

• “Asiakastapaaminen Yritys Oy:n tiloissa”

Jos tilanteesi on epäselvä, se kannattaa tarkistaa kirjanpitäjältä tai Verohallinnon ohjeista. Pysyvä toimipaikka, kotitoimisto, liikkuva työ ja toistuvat asiakaskäynnit voivat vaikuttaa siihen, miten ajoja käsitellään.

Kuuluuko auto toiminimen elinkeinotoimintaan vai yksityistalouteen?

Toiminimiyrittäjän autokulujen käsittelyssä yksi tärkeimmistä kysymyksistä on tämä:

Kuuluuko auto elinkeinotoimintaan vai yksityistalouteen?

Tätä arvioidaan käytännössä auton käytön perusteella. Ratkaisevaa on, kuinka suuri osa auton ajokilometreistä liittyy elinkeinotoimintaan.

Yleinen jako on:

• jos yli 50 % auton ajokilometreistä on elinkeinotoiminnan ajoja, auto kuuluu elinkeinotoimintaan

• jos 50 % tai vähemmän ajokilometreistä on elinkeinotoiminnan ajoja, auto kuuluu yksityistalouteen

Tämä ero on tärkeä, koska se vaikuttaa siihen, vähennetäänkö todellisia autokuluja kirjanpidossa vai käsitelläänkö yritysajot kilometriperusteisen lisävähennyksen kautta.

Siksi ajopäiväkirjaan ei riitä pelkkä yritysajojen määrä. Sinun pitää pystyä selvittämään myös vuoden kokonaiskilometrit. Ilman kokonaiskilometrejä ei voida luotettavasti osoittaa, mikä osa auton käytöstä liittyy yritystoimintaan ja mikä yksityisajoihin.

Jos auto kuuluu yksityistalouteen

Monella toiminimiyrittäjällä auto kuuluu yksityistalouteen. Tämä on tyypillistä silloin, kun autolla ajetaan enimmäkseen omia ajoja ja vain osa ajoista liittyy yritystoimintaan.

Esimerkiksi:

• vuoden kokonaiskilometrit: 18 000 km

• yritysajot: 3 500 km

• yksityisajot: 14 500 km

Tässä tapauksessa yritysajojen osuus on alle 50 %, joten auto kuuluu yksityistalouteen.

Kun yksityistalouteen kuuluvalla autolla ajetaan toiminimen yritysajoja, yrittäjä voi tietyin edellytyksin tehdä veroilmoituksella lisävähennyksen. Tätä kutsutaan usein arkikielessä “kilometrikorvaukseksi”, mutta toiminimiyrittäjän kohdalla kyse ei ole aivan samasta asiasta kuin työntekijälle maksettava kilometrikorvaus.

Toiminimiyrittäjä ei siis maksa itselleen kilometrikorvausta palkkalaskelman kautta. Sen sijaan hän voi vaatia verotuksessa lisävähennystä yksityisvaroihin kuuluvan auton käytöstä yritysajoihin.

Tämän edellytyksenä on, että yritysajot voidaan osoittaa luotettavasti ajopäiväkirjalla tai muulla selvityksellä.

Kilometrikorvaus toiminimellä: mitä se tarkoittaa?

Netissä moni etsii termillä “kilometrikorvaus toiminimi”. Siksi asia kannattaa selittää selvästi.

Toiminimiyrittäjälle ei makseta kilometrikorvausta samalla tavalla kuin työntekijälle. Jos toiminimiyrittäjä käyttää yksityistalouteen kuuluvaa omaa autoa yritystoiminnan ajoihin, hän voi kuitenkin saada verotuksessa kilometriperusteisen lisävähennyksen.

Lisävähennyksen enimmäismäärä määräytyy vuosittain Verohallinnon verovapaiden matkakustannusten korvausten päätöksen mukaan. Vuonna 2026 auton kilometrikorvauksen enimmäismäärä on 55 senttiä kilometriltä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos ajat yksityisellä autolla yritysajoja, ajopäiväkirja toimii pohjana sille, kuinka monta kilometriä voit huomioida lisävähennyksessä.

Esimerkki:

• ajat vuoden aikana yksityisautolla 2 000 km yritysajoja

• auto kuuluu yksityistalouteen

• ajot on dokumentoitu ajopäiväkirjalla

• vuoden 2026 kilometrikohtainen enimmäismäärä on 0,55 €/km

Tällöin laskennallinen enimmäismäärä olisi:

2 000 km × 0,55 €/km = 1 100 €

Tämä ei tarkoita, että raha maksetaan yrittäjälle erikseen. Kyse on verotuksessa tehtävästä vähennyksestä, joka pienentää verotettavaa elinkeinotoiminnan tulosta.

Jos olet kirjannut kirjanpitoon jo todellisia kuluja samoista ajoista, asia pitää käsitellä oikein, jotta samaa kulua ei vähennetä kahteen kertaan.

Jos auto kuuluu elinkeinotoimintaan

Jos autolla ajetaan yli puolet ajoista elinkeinotoiminnan ajoja, auto kuuluu lähtökohtaisesti elinkeinotoimintaan.

Tällöin autokuluja käsitellään eri tavalla kuin yksityisauton kohdalla. Yritystoimintaan kuuluvan auton todellisia kuluja voidaan vähentää kirjanpidossa siltä osin kuin ne liittyvät elinkeinotoimintaan.

Autokuluja voivat olla esimerkiksi:

• polttoaine

• latauskulut

• huollot

• korjaukset

• renkaat

• vakuutukset

• ajoneuvovero

• katsastus

• pesut

• pysäköintikulut

• mahdolliset rahoituskulut

• poistot, jos auto kuuluu käyttöomaisuuteen

Jos elinkeinotoimintaan kuuluvalla autolla ajetaan myös yksityisajoja, yksityisajojen osuus pitää oikaista. Toisin sanoen yksityisajojen osuus auton kuluista ei ole elinkeinotoiminnan vähennyskelpoista kulua.

Tässäkin ajopäiväkirja on tärkeä. Sen avulla voidaan laskea, kuinka suuri osa auton käytöstä oli yritysajoa ja kuinka suuri osa yksityisajoa.

Esimerkki:

• vuoden kokonaiskilometrit: 20 000 km

• yritysajot: 14 000 km

• yksityisajot: 6 000 km

• autokulut yhteensä: 8 000 €

Yritysajojen osuus on 70 %. Tällöin lähtökohtaisesti 70 % auton kuluista liittyy yritystoimintaan ja 30 % yksityisajoihin. Yksityisajojen osuus pitää huomioida verotuksessa oikein.

Mitä jos auto on puolison tai jonkun muun omistama?

Jos ajat yritysajoja puolisosi omistamalla autolla, auton kuuluminen elinkeinotoimintaan tai yksityistalouteen ratkaistaan käytännössä vastaavalla tavalla kuin oman auton kohdalla.

Jos auto taas on jonkun muun kuin yrittäjän tai puolison omistama, tilanne voi olla erilainen. Esimerkiksi vanhemman, sisaruksen, avopuolison tai ystävän omistamalla autolla ajetuista yritysajoista ei välttämättä saa samanlaista kilometriperusteista lisävähennystä.

Tällöin vähennys voi perustua vain todellisiin kuluihin, jos sellaisia on yrittäjälle syntynyt ja ne voidaan osoittaa. Jos todellisia kuluja ei ole syntynyt, vähennettävää ei välttämättä ole.

Tämän takia auton omistussuhde kannattaa selvittää ennen kuin oletetaan, että jokaisesta yritysajosta saa kilometriperusteisen vähennyksen.

Entä leasing-auto?

Leasing-auton käsittely riippuu sopimuksen luonteesta.

Jos kyse on tavallisesta leasingista, jossa auton omistusoikeus ei siirry yrittäjälle, autosta aiheutuneet yritystoimintaan liittyvät todelliset kulut voidaan yleensä vähentää tositteiden perusteella siltä osin kuin ne liittyvät elinkeinotoimintaan.

Jos leasing-sopimus johtaa siihen, että yrittäjästä tulee auton omistaja esimerkiksi sopimuskauden päätyttyä tai lunastusvelvollisuuden perusteella, auton käsittely voi muistuttaa enemmän omistettua autoa.

Käytännössä leasing-auton kohdalla kannattaa säilyttää:

• leasing-sopimus

• kuukausilaskut

• polttoaine- tai latauskuitit

• huolto- ja vakuutustiedot

• ajopäiväkirja

• laskelma yritysajojen ja yksityisajojen suhteesta

Jos leasing-autoa käytetään sekä yritysajoihin että yksityisajoihin, ajopäiväkirja on edelleen tarpeen.

Voiko ajopäiväkirjan tehdä jälkikäteen?

Ajopäiväkirja kannattaa tehdä heti ajon jälkeen tai mahdollisimman pian. Jälkikäteen tehty ajopäiväkirja on aina heikompi kuin reaaliaikainen seuranta, koska yksityiskohtia unohtuu helposti.

Vuoden lopussa muistista koottu lista on riskialtis, koska:

• päivämäärät voivat mennä väärin

• ajon tarkoitus unohtuu

• kilometrit arvioidaan liian pyöreästi

• yksityisajot ja yritysajot sekoittuvat

• kokonaiskilometrit jäävät epäselviksi

• toistuvat ajot kirjataan liian epätarkasti

Jos ajopäiväkirjaa ei ole pidetty, yritysajot pitää silti pystyä selvittämään muulla luotettavalla tavalla. Säännöllisesti toistuvista ajoista voi joskus olla mahdollista esittää luotettava selvitys, esimerkiksi samaan kohteeseen tehtyjen ajojen määrä ja kilometrimäärä. Satunnaisissa ajoissa tämä on vaikeampaa.

Paras käytäntö on: merkitse ajo heti. Jos käytät taulukkoa tai sovellusta, merkintä vie alle minuutin.

Ajopäiväkirjan yleisimmät virheet

Toiminimiyrittäjän ajopäiväkirjassa toistuvat usein samat virheet.

1. Ajopäiväkirja tehdään vasta vuoden lopussa

Tämä on yleisin ongelma. Vuoden lopussa on vaikea muistaa, miksi tietty ajo tehtiin, missä käytiin ja oliko matka kokonaan yritysajoa.

2. Ajon tarkoitus puuttuu

Pelkkä reitti ei riitä aina kertomaan, miksi ajo liittyi yritystoimintaan. “Helsinki–Espoo–Helsinki” ei vielä kerro, oliko kyse asiakaskäynnistä, ostosmatkasta vai yksityisasiasta.

3. Kokonaiskilometrit puuttuvat

Yritysajojen määrä ei yksin riitä, jos pitää arvioida auton kuulumista yksityistalouteen tai elinkeinotoimintaan. Vuoden kokonaiskilometrit pitää pystyä selvittämään.

4. Yksityisajot ja yritysajot sekoittuvat

Jos samalla matkalla hoidetaan sekä yritysasia että yksityisasia, ajot pitää jakaa järkevästi. Kaikkea ei voi automaattisesti kirjata yritysajoksi.

5. Kodin ja pysyvän toimipaikan välinen ajo käsitellään väärin

Jos matka on kodin ja pysyvän toimipaikan välinen, sitä ei yleensä pidetä elinkeinotoiminnan ajona. Tämä sekoittuu helposti asiakaskäynteihin, jotka voivat olla yritysajoja.

6. Kuitit puuttuvat

Ajopäiväkirja kertoo kilometrit ja ajon tarkoituksen, mutta se ei korvaa kaikkia tositteita. Jos vähennät todellisia autokuluja, tarvitset myös kuitit ja laskut.

7. Mittarilukemia ei merkitä

Mittarilukemat auttavat osoittamaan, että kilometrit täsmäävät. Jos kaikki kilometrit ovat vain arvioita, selvitys voi näyttää epäluotettavalta.

Ajopäiväkirja ja kuitit: kumpi on tärkeämpi?

Ajopäiväkirja ja kuitit täydentävät toisiaan.

Ajopäiväkirja osoittaa:

• milloin ajo tehtiin

• mistä mihin ajettiin

• miksi ajo liittyi yritystoimintaan

• kuinka monta kilometriä ajettiin

• mikä oli yritysajojen ja yksityisajojen suhde

Kuitit ja laskut osoittavat:

• mitä kuluja autosta syntyi

• milloin kulu syntyi

• kenelle maksu tehtiin

• mikä summa maksettiin

• mihin kulu liittyy

Jos auto kuuluu elinkeinotoimintaan ja vähennät todellisia kuluja, kuitit ovat erittäin tärkeitä. Jos auto kuuluu yksityistalouteen ja vaadit kilometriperusteista lisävähennystä, ajopäiväkirja on erityisen tärkeä.

Käytännössä paras tapa on säilyttää molemmat: ajopäiväkirja ja autokuluihin liittyvät tositteet.

Miten autokulut näkyvät toiminimen kirjanpidossa?

Autokulujen käsittely riippuu siitä, kuuluuko auto yksityistalouteen vai elinkeinotoimintaan.

Jos auto kuuluu yksityistalouteen, auton kaikkia kuluja ei yleensä kirjata toiminimen kirjanpitoon sellaisenaan. Yritysajoista voidaan sen sijaan vaatia lisävähennystä veroilmoituksella, jos edellytykset täyttyvät.

Jos auto kuuluu elinkeinotoimintaan, autoon liittyvät todelliset kulut voidaan kirjata kirjanpitoon. Tällöin yksityisajojen osuus pitää huomioida, koska yksityisajoihin liittyvät kulut eivät ole elinkeinotoiminnan vähennyskelpoisia kuluja.

Tämä on syy, miksi ajopäiväkirja on niin tärkeä. Se yhdistää kirjanpidon ja todellisen käytön.

Ilman ajopäiväkirjaa yrittäjän on vaikea näyttää:

• paljonko autolla ajettiin yritysajoja

• paljonko autolla ajettiin yksityisajoja

• mikä osuus kuluista liittyy elinkeinotoimintaan

• onko auto yksityistalouden vai elinkeinotoiminnan auto

• mihin veroilmoituksella vaadittu vähennys perustuu

Miten Vanage auttaa autokulujen hallinnassa?

Vanage ei korvaa ajopäiväkirjaa, jos ajopäiväkirjaa pidetään erillisessä sovelluksessa, taulukossa tai muussa järjestelmässä. Vanage voi kuitenkin auttaa siinä, että autokuluihin liittyvät tositteet, kirjaukset ja veroilmoituksen pohjatiedot pysyvät järjestyksessä.

Toiminimiyrittäjän autokuluihin voi liittyä esimerkiksi:

• polttoainekuitteja

• latauskuluja

• huoltolaskuja

• rengaskuluja

• pysäköintikuluja

• pesukuluja

• vakuutuslaskuja

• katsastusmaksuja

• leasinglaskuja

• muita auton käyttöön liittyviä tositteita

Vanagessa voit tallentaa kuitteja ja PDF-laskuja samaan paikkaan muun kirjanpidon kanssa. Vanage lukee tositteiden tietoja ja muodostaa kirjausehdotuksia, jolloin kulut eivät jää puhelimen kuvagalleriaan, sähköpostiin tai paperipinoon.

Jos autokulut liittyvät toiminimen kirjanpitoon, tärkeää on pitää ajopäiväkirja ja tositteet yhdessä järkevässä työnkulussa. Ajopäiväkirja kertoo, miten autoa käytettiin. Tositteet kertovat, mitä kuluja syntyi. Kirjanpito ja veroilmoituksen pohjatiedot kokoavat nämä yhteen.

Tutustu myös Vanagen ominaisuuksiin, hinnoitteluun, oppaaseen toiminimen kirjanpidon tekemisestä itse ja artikkeliin ALV-rajasta 2026.

Ajopäiväkirjan käytännön tarkistuslista

Toiminimiyrittäjän kannattaa tarkistaa ajopäiväkirjasta säännöllisesti ainakin nämä asiat:

• Onko jokainen yritysajo merkitty?

• Onko ajon tarkoitus kuvattu ymmärrettävästi?

• Onko lähtöpaikka ja määränpää merkitty?

• Onko matkan pituus kilometreinä mukana?

• Onko mittarilukema merkitty alussa ja lopussa?

• Onko auton käyttäjä tiedossa?

• Onko vuoden kokonaiskilometrimäärä selvitettävissä?

• Onko yksityisajot erotettu yritysajoista?

• Täsmäävätkö ajopäiväkirjan kilometrit auton todelliseen käyttöön?

• Löytyvätkö autokuluihin liittyvät kuitit ja laskut?

Hyvä rytmi on käydä ajopäiväkirja läpi vähintään kerran kuukaudessa. Jos ajat paljon, tarkistus kannattaa tehdä useammin.

Esimerkkejä toiminimen ajopäiväkirjasta

Esimerkki 1: Konsultti käy asiakkaan luona

Konsultti työskentelee pääosin kotitoimistolla ja ajaa kerran kuukaudessa asiakkaan toimistolle pitämään työpajan.

Ajopäiväkirjamerkintä voisi olla:

• päivämäärä: 15.4.2026

• reitti: Helsinki–Vantaa–Helsinki

• tarkoitus: asiakastyöpaja Yritys Oy:n toimistolla

• kilometrit: 42 km

• mittarilukema: 51 200–51 242

• kuljettaja: yrittäjä

Tämä on selkeä yritystoimintaan liittyvä ajo, jos matka tehdään asiakastyön vuoksi.

Esimerkki 2: Kampaaja ajaa omalle liikkeelle

Kampaajalla on erillinen liiketila, jossa hän työskentelee päivittäin. Hän ajaa aamulla kotoa liikkeelle ja illalla kotiin.

Tätä matkaa ei yleensä pidetä elinkeinotoiminnan ajona, vaan kodin ja pysyvän toimipaikan välisenä matkana.

Jos kampaaja sen sijaan ajaa kesken työpäivän tukkuun hakemaan värejä asiakastöitä varten, tämä ajo voi olla yritystoimintaan liittyvä ajo.

Esimerkki 3: Valokuvaaja ajaa kuvauskeikalle

Valokuvaaja ajaa asiakkaan tapahtumaan kuvaamaan. Mukana on kamerakalusto, ja työ tehdään asiakkaan tiloissa.

Ajopäiväkirjaan kannattaa merkitä:

• tapahtuman paikka

• asiakkaan nimi

• ajon tarkoitus

• kilometrit

• mittarilukemat

• mahdolliset pysäköintikulut erillisinä tositteina

Tällainen ajo liittyy yleensä selvästi yritystoimintaan.

Esimerkki 4: Samalla matkalla hoidetaan yritysasia ja oma asia

Yrittäjä ajaa asiakkaan luo, mutta käy samalla matkalla myös henkilökohtaisilla asioilla.

Tällöin koko matkaa ei kannata automaattisesti kirjata yritysajoksi. Yritysajon osuus pitää arvioida järkevästi ja merkitä ajopäiväkirjaan niin, että selvitys on ymmärrettävä.

Jos yksityisasia aiheuttaa ylimääräisen poikkeaman reitiltä, tämä poikkeama on yksityisajoa.

Näin pidät ajopäiväkirjan ajan tasalla

Ajopäiväkirja toimii vain, jos sitä käytetään säännöllisesti.

Hyvä käytännön tapa on tämä:

1. Merkitse vuoden alun mittarilukema.

2. Kirjaa jokainen yritysajo heti ajon jälkeen.

3. Lisää ajon tarkoitus selkeällä kielellä.

4. Säilytä autokuluihin liittyvät kuitit.

5. Tarkista ajopäiväkirja kuukausittain.

6. Merkitse vuoden lopun mittarilukema.

7. Laske vuoden kokonaiskilometrit.

8. Laske yritysajojen ja yksityisajojen osuus.

9. Käytä tietoja kirjanpidon ja veroilmoituksen tukena.

Jos tämä kuulostaa työläältä, kannattaa muistaa, että vaikeinta on yleensä aloittaminen. Kun ajopäiväkirjan rutiini on kunnossa, yhden ajon merkitsemiseen menee hyvin vähän aikaa.

Toiminimen ajopäiväkirjaa kannattaa siis tehdä alusta asti

Toiminimen ajopäiväkirja on tärkeä osa autokulujen ja yritysajojen hallintaa. Sen avulla voit osoittaa, mitkä ajot liittyvät elinkeinotoimintaan ja mitkä ovat yksityisajoja.

Tärkeimmät asiat ovat:

• pidä ajopäiväkirjaa heti toiminnan alusta alkaen, jos käytät autoa yritysajoihin

• merkitse jokaisesta yritysajosta päivämäärä, reitti, kilometrit, tarkoitus ja mittarilukemat

• selvitä myös vuoden kokonaiskilometrit

• erota yritysajot ja yksityisajot selvästi

• muista, että kodin ja pysyvän toimipaikan väliset matkat eivät yleensä ole yritysajoja

• selvitä, kuuluuko auto yksityistalouteen vai elinkeinotoimintaan

• säilytä autokuluihin liittyvät kuitit ja laskut

• käytä ajopäiväkirjaa kirjanpidon ja veroilmoituksen tukena

Hyvä ajopäiväkirja vähentää arvailua ja tekee autokulujen käsittelystä selkeämpää. Se auttaa myös yrittäjää itseään näkemään, kuinka paljon autolla oikeasti ajetaan yritystoiminnan vuoksi.

Kun ajopäiväkirja, tositteet ja kirjanpito ovat kunnossa, veroilmoituksen tekeminen on paljon helpompaa.

Usein kysyttyä toiminimen ajopäiväkirjasta

Pitääkö toiminimiyrittäjän pitää ajopäiväkirjaa?

Ajopäiväkirjaa kannattaa pitää aina, jos autoa käytetään sekä yritystoimintaan että yksityisajoihin ja autokuluja tai kilometriperusteisia vähennyksiä halutaan huomioida verotuksessa. Ajopäiväkirja auttaa osoittamaan, mitkä ajot liittyvät elinkeinotoimintaan.

Mitä ajopäiväkirjaan pitää merkitä?

Ajopäiväkirjaan kannattaa merkitä ajon päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika, lähtöpaikka, määränpää, tarvittaessa ajoreitti, matkan pituus, ajon tarkoitus, mittarilukema alussa ja lopussa sekä auton käyttäjä. Lisäksi vuoden kokonaiskilometrit pitää pystyä selvittämään.

Onko kodin ja työpaikan välinen ajo yritysajoa?

Jos kyse on kodin ja pysyvän toimipaikan välisestä matkasta, sitä ei yleensä pidetä elinkeinotoiminnan ajona. Jos yrittäjä työskentelee kotoa käsin ja ajaa asiakkaan luo tekemään työtä, ajo voi sen sijaan olla yritystoimintaan liittyvä ajo.

Voiko ajopäiväkirjan tehdä jälkikäteen?

Ajopäiväkirja kannattaa tehdä heti ajon jälkeen. Jälkikäteen tehty selvitys voi olla mahdollinen vain, jos ajot voidaan osoittaa luotettavasti. Satunnaisten ajojen muistelu vuoden lopussa on huono ja riskialtis tapa.

Mitä eroa on yritysajolla ja yksityisajolla?

Yritysajo liittyy elinkeinotoiminnan tulon hankkimiseen tai säilyttämiseen. Yksityisajo liittyy yrittäjän omiin menoihin, vapaa-aikaan tai muuhun kuin yritystoimintaan. Myös kodin ja pysyvän toimipaikan väliset matkat ovat yleensä yksityisajoihin rinnastuvia.

Milloin auto kuuluu elinkeinotoimintaan?

Jos yli 50 % auton verovuoden ajokilometreistä on elinkeinotoiminnan ajoja, auto kuuluu lähtökohtaisesti elinkeinotoimintaan. Jos elinkeinotoiminnan ajoja on 50 % tai vähemmän, auto kuuluu yleensä yksityistalouteen.

Mitä tarkoittaa kilometrikorvaus toiminimellä?

Toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen kilometrikorvausta samalla tavalla kuin työnantaja työntekijälle. Jos yksityistalouteen kuuluvalla autolla ajetaan yritysajoja, yrittäjä voi kuitenkin tietyin edellytyksin tehdä verotuksessa kilometriperusteisen lisävähennyksen.

Paljonko kilometrikorvaus on vuonna 2026?

Vuonna 2026 auton verovapaan kilometrikorvauksen enimmäismäärä on 55 senttiä kilometriltä. Toiminimiyrittäjän kohdalla tätä käytetään lähtökohtana kilometriperusteisen lisävähennyksen laskennassa, jos edellytykset täyttyvät.

Tarvitaanko kuitit, jos ajopäiväkirja on kunnossa?

Kyllä, jos vähennät todellisia autokuluja. Ajopäiväkirja osoittaa ajot ja kilometrien jakautumisen, mutta kuitit ja laskut osoittavat todelliset kulut. Molemmat kannattaa säilyttää.

Voiko sähköautoista pitää samanlaista ajopäiväkirjaa?

Kyllä. Ajopäiväkirjan perusajatus on sama käyttövoimasta riippumatta. Sähköauton kohdalla kannattaa säilyttää myös latauskuluihin liittyvät tositteet ja pystyä osoittamaan, miten kulut liittyvät yritysajoihin.

Pitääkö yksityisajot merkitä ajopäiväkirjaan?

Yritysajoista tarvitaan tarkat tiedot, mutta myös vuoden kokonaiskilometrit pitää selvittää. Käytännössä yksityisajojen määrä saadaan usein kokonaiskilometrien ja yritysajojen erotuksena. Jos autolla on paljon eri käyttöä, yksityisajojen seuraaminen tarkemmin voi olla järkevää.

Miten Vanage auttaa ajopäiväkirjan kanssa?

Vanage auttaa pitämään autokuluihin liittyvät kuitit, laskut, tositteet, kirjaukset ja veroasiat järjestyksessä. Varsinainen ajopäiväkirja voidaan pitää erillisessä taulukossa tai sovelluksessa, mutta siihen liittyvät kulutositteet kannattaa säilyttää kirjanpidon yhteydessä.